¿Has emprendido un negocio y se te hace cuesta arriba llevar la contabilidad de tu empresa?

No te preocupes, en este artículo te explicamos cuáles son tus obligaciones contables y cómo llevarlas a cabo.

Lo primero que te diríamos es … ¡Sé consciente de la importancia que tiene llevar una contabilidad ordenada en tu empresa! La contabilidad revela la imagen fiel de tu empresa.

Sabemos que probablemente esta es la parte más pesada de toda la gestión empresarial. Pero, también, es una parte necesaria para llevar un negocio correctamente. Y no sólo porque es obligatoria, sino también porque es fundamental llevar un control de tu empresa para poder tomar decisiones relevantes para que tu negocio sea un éxito. O, en caso de no ser así, puedas ver como intentar remediar la situación financiera.

Si no te interesa o no sabes cómo llevar toda la parte contable y financiera de tu empresa, delega esta parte a alguien que sí sepa y te pueda ayudar, pero no te olvides de ella.

La contabilidad es importante no solamente para llevar un control de tu empresa y de los resultados que estás obteniendo, sino para otras muchas cosas como: hacer previsiones del año, saber en qué gastas el dinero, hacer un cálculo de los impuestos que te tocará pagar, etc.

¿Cuáles son tus obligaciones contables?

Tus obligaciones contables son diferentes dependiendo de la forma legal que hayas decidido para emprender tu negocio.

Si has decidido constituir una sociedad tus obligaciones contables serán diferentes a si has decidido emprender tu negocio como autónomo. En caso de ser autónomo también difieren tus obligaciones contables dependiendo del régimen de estimación al que hayas decidido optar en el IRPF (estimación objetiva o módulos, estimación directa simplificada o estimación directa normal).

No obstante, sea cual sea la forma jurídica elegida para empezar tu negocio, estarás obligado a cumplir con ciertas obligaciones contables que te explicamos a continuación.

Obligaciones contables para una sociedad:

¿Qué libros contables estas obligado a llevar?            

  1. El Libro Diario: es el libro donde quedarán registradas cronológicamente todas tus operaciones económicas de todo el año mediante los asientos contables.
  1. El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: este libro contendrá los siguientes documentos:
    1. El balance inicial de la sociedad
    2. Balance de sumas y saldos trimestrales
    3. Inventario de cierre de ejercicio
    4. Un ejemplar de las cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria).

Aparte de estos dos libros, existen otros libros contables que podrás llevar, aunque estos no son obligatorios, como por ejemplo el Libro Mayor.

¿Qué obligaciones contables debes cumplir?

1.- Legalizar los libros contables obligatorios.

Legalizar el Libro diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales básicamente consiste en presentarlos en el Registro Mercantil de la provincia en la que tu sociedad tiene su domicilio.

El plazo para cumplir con esta obligación es de cuatro meses como máximo, una vez haya finalizado el ejercicio. Es decir, tienes hasta el último día del mes de abril para legalizar los libros obligatorios.

Esta obligación es de carácter anual, así que deberás de hacerlo cada año.

La forma para legalizar los libros es mediante su presentación en el Registro Mercantil por vía online con lo que deberás de disponer de un certificado electrónico para su presentación.

2.- Aprobación y depósito de las Cuentas Anuales.

La sociedad deberá formular, aprobar y depositar sus cuentas anuales.

Para la elaboración de las cuentas anuales tendrás un plazo de 3 meses desde el cierre del ejercicio económico. Es decir, si tu ejercicio económico finaliza el 31 de diciembre, tendréis hasta el último día del mes de marzo para formular las cuentas anuales.

Una vez formuladas, estas deberán ser aprobadas en la Junta General de la sociedad en el plazo de 6 meses desde el cierre del ejercicio económico.

Y, el último paso, es el depósito de las mismas en el plazo de 1 mes desde su aprobación en el Registro Mercantil de la provincia en que tenga el domicilio la sociedad.

Obligaciones contables para un autónomo en régimen de estimación directa simplificada o en régimen de estimación objetiva o módulos:

¿Qué obligaciones contables debes cumplir?

En este caso, a diferencia de las sociedades, no es obligatorio que lleves la contabilidad de tu negocio mediante un Libro Diario y un Libro de Inventario y Cuentas Anuales. Solo en algunas actividades muy específicas.

No obstante, debes contabilizar todas tus operaciones en el libro de ingresos y gastos y el libro de bienes de inversión.

¿Cómo es el libro registro de facturas emitidas y recibidas, así como de gastos e ingresos?

Se trata de un libro en el cual anotarás, por orden cronológico, todos tus ingresos y gastos y reflejando la siguiente información:

  • Número de factura y serie.
  • Fecha de emisión y fecha de realización de la operación en caso de que sea diferente.
  • Destinatario de la factura (nombre y apellidos o razón social, y NIF).
  • Base imponible.
  • Tipos de IVA (4%, 10% o 21%).
  • Importe del IVA
  • En caso de que aplique retención, el tipo de retención.

Conservación de los documentos contables

Tanto si has constituido una sociedad o eres autónomo estarás obligado a guardar toda la documentación relativa a tus movimientos económicos durante 6 años.

Entre esta documentación nos referimos a: facturas emitidas y recibidas, extractos bancarios, libros de contabilidad, etc.

Esto es importante ya que la Administración Tributaria en cualquier momento puede pedirte cualquiera de estos documentos y si no los tienes puedes tener un problema.

Nómina o Payroll

Ahora que conoces tus obligaciones contables, nos vamos a centrar en uno de los documentos más importantes de una empresa como es la nómina. Concretamente, nos centraremos en el pago mensual de la nómina a tus empleados.

Si aún no tienes empleados en tu empresa, probablemente acabes teniéndolos y es necesario que sepas como gestionar y calcular las nóminas de tus empleados. Este es un servicio que mayoritariamente es externalizado a otras empresas que se dedican a ello para que tu puedas seguir focalizándote en tu negocio sin tener que preocuparte por el pago de las nóminas a tus empleados.

No obstante, a continuación, te dejamos una serie de conceptos que has de tener en cuenta e incluir a la hora de calcular las nóminas para que tengas una mínima noción:

1) Datos de la empresa y del trabajador

En la nómina deberás diferencias e incluir, por un lado, los datos de la empresa (nombre de la empresa, domicilio, NIF y Código de cuenta de cotización) y, por otro lado, los datos del trabajador (Nombre, DNI, Número de la Seguridad Social, Categoría Laboral y Grupo de cotización).

2) Período de liquidación

En la nómina deberá incluirse las fechas comprendidas en el período que se va a liquidar. Por ejemplo, del 1 de mayo al 21 de mayo de 2022 así como el total de días naturales comprendidos, por ejemplo, 31 días.

3) Devengos o conceptos salariales

La suma de todos los devengos que tu empleado ha generado en un mes es lo que constituye lo que conocemos como salario bruto.

Aquí deberás distinguir entre percepciones salariales y no salariales.

Las percepciones salariales comprenden el salario base y los complementos (horas extras, pagas extras, salario en especie y otros complementos derivados de la antigüedad del trabajador, bonus, comisiones…) y estarán sujetas a cotización a la Seguridad Social.

Las percepciones no salariales no están sujetas a cotización a la Seguridad Social y pueden consistir en: indemnizaciones por despido, dietas de viaje y gastos de manutención, prestaciones de la Seguridad Social como el paro, maternidad, incapacidad, jubilación, etc.

4) Deducciones

Las deducciones son las cantidades que se descuentan del salario bruto para obtener y que deben constar en la nómina.

Entre las deducciones que se aplican en una nómina están, entre otras, las siguientes:

  1. a) Las cotizaciones a la Seguridad Social debiendo distinguir: las contingencias comunes, desempleo, formación profesional y horas extras.
  2. b) Retenciones a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), es decir, la cantidad que tu como empresa estás obligado a retener y por lo tanto a descontar de la nómina mensual de tu empleado. El tipo de retención a aplicar dependerá de la situación personal y familiar del empleado, así como del tipo de contrato que tenga.
  3. c) Anticipos, es decir, los pagos a cuenta del salario que deben de descontarse de la nómina.

Una vez aplicada estas deducciones al salario bruto obtendrás el salario neto que el empleado percibirá cada mes por sus servicios

Todos estos aspectos son clave para calcular correctamente la nómina de tus empleados.

Desde IppaiLaw podemos ayudarte con tu contabilidad, ayudamos a muchos emprendedores y sociedades que como tú prefieren dedicar sus esfuerzos en llevar al éxito su negocio. ¡Si tienes dudas de cómo hacerlo, consúltanos y te asesoraremos!